Τα εργαλεία κάνουν τον καλό διευθυντή
Posted by estiator at 15 February, at 10 : 47 AM Print
– Του Κωνσταντίνου Κολίτσα
ΈΧΩ εργαστεί ως διευθυντής σε όλα τα είδη εστιατορίων, από οικογενειακές επιχειρήσεις μέχρι Applebee’s με μεγάλη πελατεία και από ραγδαία αναπτυσσόμενη τοπική αλυσίδα καταστημάτων κάζουαλ τύπου μέχρι ακριβό εστιατόριο υψηλής γαστρονομίας. Δούλεψα ως γενικός διευθυντής, ιδιοκτήτης, δικαιοδόχος εμπορικής αλυσίδας καταστημάτων, διευθυντής λειτουργίας και τώρα, ως σύμβουλος και επιχειρηματικός προπονητής εστιατόρων.
Ένα πράγμα που κάνω, ασχέτως της εμπορικής ιδέας με την οποία ασχολούμαι και τη θέση που κατέχω στη διευθυντική πυραμίδα είναι να δημιουργώ συστήματα και τα απαραίτητα εργαλεία για να τα ελέγχω και να τα διαχειρίζομαι. Χωρίς τα εργαλεία αυτά, δεν υπήρχε περίπτωση να κέρδιζα τα βραβεία που μού έχουν απονεμηθεί ή έστω να τα έβγαζα πέρα με τις εξουθενωτικές απαιτήσεις που συνεπάγονται τον χώρο της εστίασης.
Εκεί όπου τα εργαλεία είναι πιο αναγκαία και χρήσιμα, φυσικά, είναι στην κουζίνα και τους βοηθητικούς χώρους του εστιατορίου. Όσον αφορά στους δημόσιους χώρους όπου κάθονται οι πελάτες, η εξυπηρέτηση μοιάζει περισσότερο με τέχνη παρά με επιστήμη και ενώ υπάρχουν συστήματα και εργαλεία που βοηθούν, επικεντρώνονται κυρίως γύρω από την διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού. Τα εργαλεία που ελέγχουν τον συνδυασμό πωλήσεων και την τιμή ανά άτομο είναι χρήσιμα, αλλά ο βασικός μηχανισμός της διαχείρισης της τραπεζαρίας του εστιατορίου εστιάζεται στην κοινωνική δεξιότητα του διευθυντή.
Εκεί όπου τα εργαλεία προσφέρουν την μέγιστη αποτελεσματικότητα είναι στην κουζίνα και τους βοηθητικούς χώρους του εστιατορίου, βοηθώντας στη συγκράτηση των τιμών, τη φροντίδα για την καλή ποιότητα των τροφίμων, την τήρηση του υγειονομικού κώδικα και τη διαχείριση του εργατικού κόστους. Τα μεγαλύτερα έξοδα ενός εστιατορίου προέρχονται από το κόστος των τροφίμων και των εργαζομένων. Όσον αφορά στο δεύτερο, τα ωρομίσθια των εργαζομένων στην κουζίνα και στους βοηθητικούς χώρους συνήθως είναι διπλάσια από αυτά των εργαζομένων που έρχονται σε άμεση επαφή με τους πελάτες.
Σχετικά με το κόστος των τροφίμων, υπάρχουν δεκάδες λογισμικά προγράμματα διαχείρισης των προμηθειών που βοηθούν στον έλεγχο και τη διαχείριση των εξόδων έως την τελευταία δεκάρα. Το κόστος κάποιων από των προγραμμάτων αυτών είναι απαγορευτικό για τους ιδιοκτήτες ενός μεσαίου μεγέθους καταστήματος, ενώ υπάρχουν άλλα προγράμματα που είναι ήδη ενσωματωμένα στο λογισμικό των συστημάτων σημείων πώλησης (POS).
Στη δεύτερη περίπτωση, οι δυνατότητες του λογισμικού αυτού είναι συνήθως περιορισμένες και σχεδόν κανείς δεν γνωρίζει να το διαχειρίζεται ή να εκπαιδεύει τους διευθυντές να το χρησιμοποιούν. Οι περισσότεροι πωλητές των συστημάτων POS εστιάζουν την προσοχή τους στα είδη λογισμικού που χρησιμοποιούνται συνέχεια και δυστυχώς, ελάχιστα από τα μικρομεσαία εστιατόρια κάνουν πλήρη καταγραφή των προμηθειών τους σε τακτική βάση.
Από την άλλη, τα μεγάλα καταστήματα συνήθως απαιτούν πλήρη καταγραφή των προμηθειών σε εβδομαδιαία βάση, όπου γίνεται αναφορά ακόμη και για το κάθε γραμμάριο αλατιού που χρησιμοποιείται, ενώ γίνεται καταγραφή των βασικών ειδών κάθε βράδυ. Για ανεξάρτητα εστιατόρια, ένα πρόγραμμα καταγραφής βασικών ειδών που περιλαμβάνει την καταμέτρηση 20 με 25 ειδών κάθε βράδυ μπορεί να αποδειχθεί πολύτιμο εργαλείο.
Στον κατάλογο των βασικών ειδών μπορεί να βρίσκονται οι ακριβές πρωτεΐνες, πιάτα υψηλής ζήτησης που ψήνονται συχνά στη σχάρα (κοτόπουλο, τραγανές κοτομπουκιές, τηγανιτές μπουκίτσες μοτσαρέλας) και προϊόντα που κλέβονται συχνά από ασυνείδητους εργάτες της κουζίνας. Συγκρίνοντας τη χρήση των προϊόντων αυτών με τις πωλήσεις, ένας καλός διευθυντής μπορεί να σταματήσει τη συρρίκνωση και τη σπατάλη πριν ακόμη ολοκληρωθεί η εβδομάδα και ζημιωθεί οικονομικά η επιχείρηση.
Η χρήση λογαριάζεται εύκολα παίρνοντας την χθεσινοβραδινή καταγραφή και προσθέτοντας τυχόν νέες παραγγελίες που παραλήφθηκαν ανήμερα και αφαιρώντας τον αριθμό αυτό από τον αριθμό που προκύπτει από την καταγραφή εκείνης της βραδιάς. Οπότε, εάν είχατε μετρήσει 15 κιλά στήθους κοτόπουλου χθες βράδυ και παραλάβατε άλλα 30 κιλά την επομένη από παραγγελία, ενώ τελικά μείνατε με 20 κιλά όταν κλείσατε το κατάστημα για το βράδυ, η χρήση σας ανήλθε στα 25 κιλά.
Εάν πουλήσατε 50 παραγγελίες των 5 γραμμαρίων ανά πιάτο, τα πάτε περίφημα. Εάν, πάλι, πουλήσατε μόνο 30 παραγγελίες, τότε μόλις διαπιστώσατε ότι εξαφανίστηκαν 10 κιλά από τις προμήθειες σας. Για άτομα (σαν εμένα) που είναι καλοί με υπολογιστικά φύλλα τύπου Excel, το εργαλείο αυτό είναι εύκολο να σχεδιαστεί και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιονδήποτε με λίγα μόνο λεπτά εκπαίδευσης.
Όμως, τα εργαλεία δεν πρέπει απαραιτήτως να λειτουργούν ελεγκτικά, όπως στην περίπτωση ενός προγράμματος καταγραφής βασικών προμηθειών. Δύνανται, επίσης, να λειτουργούν προληπτικά. Κάποτε είχα βοηθήσει μια μικρή περιφερειακή αλυσίδα καταστημάτων να αναπτυχθεί σε επαγγελματική επιχείρηση εταιρικού τύπου με πρωτόκολλα και διαδικασίες που επέτρεπαν τον ιδιοκτήτη να ελέγχει τα έξοδα που συσχετιζόταν με πέντε διαφορετικές κουζίνες.
Το πρώτο πράγμα που έκανα ήταν να σχεδιάσω ένα εργαλείο που δημιούργησε προμηθευτικές παραμέτρους για τον αρχιμάγειρα. Το υπολογιστικό φύλλο ήταν συνδεδεμένο με ένα φύλλο προβλέψεων όπου προσδιόριζα τις πωλήσεις τροφίμων και ποτών βάσει των περσινών πωλήσεων, λαμβάνοντας υπόψη τις ανοδικές ή πτωτικές τάσεις που παρουσίαζε το συγκεκριμένο κατάστημα τους τελευταίους μήνες. Έπειτα, κατέληξα στην πρόβλεψη του εβδομαδιαίου εισοδήματος από τις πωλήσεις και έδωσα εντολή στο υπολογιστικό φύλλο να υπολογίσει το ποσό των τροφίμων που ο αρχιμάγειρας μπορούσε να προμηθευτεί βάσει των προβλέψεων για την πώληση των τροφίμων.
Εάν, στη μέση της εβδομάδας, βλέπαμε ότι βρισκόμασταν μπροστά από τις προβλέψεις, τότε αυξάναμε την προμηθευτική παράμετρο ανάλογα, ενώ κάναμε το αντίθετο σε περίπτωση που οι αριθμοί ήταν χαμηλότεροι από τις προβλέψεις.
Οι παράμετροι βασιζόταν στους στόχους για το κόστος των τροφίμων. Οπότε, εάν προβλέπαμε πωλήσεις τροφίμων ύψους $40.000 για την εβδομάδα και ο στόχος για το κόστος των τροφίμων ήταν 25%, τότε η παράμετρος που δινόταν στον αρχιμάγειρα για προμήθειες ανερχόταν στα $10.000.
Οι προμήθειες των τροφίμων καταγραφόταν στο υπολογιστικό φύλλο μόλις γινόταν η παραλαβή της παραγγελίας και ο αρχιμάγειρας είχε την ευθύνη να περιορίσει τα έξοδά του. Έάν οι παραγγελίες που έδινε μόλις που έφταναν να καλύψουν τις ανάγκες του καταστήματος και πάλι ξεπερνιόταν το πλαφόν της παραμέτρου, τότε το γεγονός αυτό αποτελούσε τρόπον τινά κόκκινη σημαία, προειδοποιώντας μας ότι είτε τα έξοδά μας αυξήθηκαν, είτε οι τιμές μας ήταν υπερβολικά φτηνές, είτε γινόταν σπατάλη στην κουζίνα, είτε γινόταν συρρίκνωση των προμηθειών.
Όσα χρόνια εργαζόμουν στη διεύθυνση των εστιατορίων, σπάνια αντιμετώπιζα θέματα με το κόστος των τροφίμων, κυρίως επειδή έκανα χρήση εργαλείων που με βοηθούσαν. Κι όποτε παρατηρούσα απότομες αυξήσεις στο κόστος των τροφίμων, μπορούσα γρήγορα να εντοπίσω τα αίτια του προβλήματος. Το να έχεις τα σωστά εργαλεία στη διάθεσή σου είναι το παν.
